Addenda Domistra™ relatif au traitement des données

1. Parties et portée

Le présent Addenda relatif au traitement des données (« Addenda ») s’applique lorsque Domistra Inc. (« Sous-traitant ») traite des Renseignements personnels pour le compte du client (« Responsable du traitement ») dans le cadre des Services Domistra™. Les termes définis qui ne sont pas définis ici ont le sens qui leur est donné dans l’entente applicable ou dans la Loi sur la protection des données applicable.

2. Instructions de traitement

Domistra Inc. traite les Renseignements personnels uniquement selon les instructions documentées du Responsable du traitement, y compris les instructions inhérentes à l’entente ainsi qu’à l’utilisation et à la configuration autorisées des Services par celui-ci, sauf si le traitement est exigé par la loi. Lorsque la loi le permet, Domistra Inc. informe le Responsable du traitement avant d’effectuer un traitement exigé par la loi.

3. Responsabilités du responsable du traitement

Le Responsable du traitement est responsable de la légalité de ses instructions, de ses avis, de ses bases légales, des consentements lorsque requis, de l’exactitude des données, de l’autorisation des utilisateurs et du respect des lois applicables à ses activités immobilières, locatives, d’emploi, d’approvisionnement et autres. Le Responsable du traitement ne donnera pas à Domistra Inc. l’instruction de traiter des Renseignements personnels de manière illégale.

4. Confidentialité et personnel

Domistra Inc. veille à ce que les personnes autorisées à traiter des Renseignements personnels soient soumises à des obligations de confidentialité appropriées et n’obtiennent un accès que dans la mesure nécessaire à leurs fonctions.

5. Sécurité

Domistra Inc. maintient des mesures techniques et organisationnelles appropriées visant à protéger les Renseignements personnels contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés, compte tenu de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pertinents. Ces mesures comprennent les contrôles d’identité et d’accès, le chiffrement lorsque approprié, la journalisation, la gestion des vulnérabilités, le développement sécuritaire, les sauvegardes et la réponse aux incidents.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Responsable du traitement accorde une autorisation générale à Domistra Inc. pour recourir à des sous-traitants ultérieurs afin de fournir les Services. Domistra Inc. tient une Liste des sous-traitants et impose des obligations de protection des données adaptées au traitement. Lorsque la loi applicable ou le contrat l’exige, Domistra Inc. donne un avis des ajouts ou remplacements importants envisagés et prévoit un mécanisme raisonnable permettant de soulever des objections fondées en matière de protection des données.

7. Demandes des personnes concernées

Compte tenu de la nature du traitement, Domistra Inc. fournit une assistance raisonnable pour permettre au Responsable du traitement de répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées. Si Domistra Inc. reçoit une demande visant des Renseignements personnels contrôlés par le Responsable du traitement, elle peut diriger l’auteur de la demande vers celui-ci, sauf si la loi exige le contraire.

8. Incidents de sécurité

Domistra Inc. avise le Responsable du traitement sans délai indu après avoir pris connaissance d’une Atteinte confirmée visant des Renseignements personnels traités en vertu du présent Addenda, lorsqu’un avis est requis. L’avis comprend les renseignements raisonnablement disponibles pour Domistra Inc. afin d’aider le Responsable du traitement à s’acquitter de ses obligations. Un tel avis ne constitue pas une reconnaissance de faute ou de responsabilité.

9. EFVP et coopération réglementaire

Compte tenu de la nature du traitement et des renseignements dont elle dispose, Domistra Inc. fournit une assistance raisonnable pour les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée exigées par la loi, les consultations préalables et les demandes des autorités de contrôle liées au traitement, sous réserve d’ententes appropriées en matière de confidentialité et de coûts pour les demandes exceptionnelles.

10. Transferts internationaux

Lorsqu’un transfert international restreint exige des garanties, les parties recourent à un mécanisme de transfert légal applicable. Pour les transferts vers l’EEE, les Clauses contractuelles types de la Commission européenne applicables peuvent être incorporées lorsque requis, le Responsable du traitement agissant comme exportateur de données et Domistra Inc. comme importateur de données, dans la mesure applicable. Pour les transferts restreints vers le Royaume-Uni, l’addenda britannique applicable ou un autre mécanisme légal peut s’appliquer. Les autres territoires recourent aux garanties exigées par la loi applicable.

11. Restitution et suppression

À la fin des Services, Domistra Inc. supprime ou restitue les Renseignements personnels du Responsable du traitement conformément à l’entente et aux instructions de celui-ci, sauf si la loi exige leur conservation. Les données peuvent demeurer temporairement dans des sauvegardes sécurisées jusqu’à leur écrasement selon les cycles habituels, avec une protection continue et sans utilisation active, sauf aux fins de récupération, de sécurité ou d’exigences légales.

12. Audits et renseignements

Domistra Inc. met à disposition les renseignements raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect du présent Addenda. Lorsque la loi l’exige, le Responsable du traitement peut mener un audit sous réserve d’un préavis raisonnable et d’exigences de confidentialité, de sécurité, de non-perturbation et de limitation de portée. Des rapports d’assurance indépendants peuvent servir à répondre aux demandes d’audit courantes lorsqu’ils sont disponibles.

13. Annexe A - Détails du traitement

14. Nous joindre

• Confidentialité : privacy@domistra.com
• Affaires juridiques : legal@domistra.com
• Sécurité : security@domistra.com

Domistra™ ainsi que les noms, logos, noms de produits et éléments de marque Domistra associés sont des marques de commerce ou d’autres éléments de propriété intellectuelle de Domistra Inc. Toute utilisation non autorisée est interdite.